Política de Privacidad
La presente Política de Privacidad aplica a los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Robalino Abogados Ecuador FEREC S.A (en adelante “Robalino Abogados”) y CPA Consulting Ecuador CPAEC S.A. (en adelante “CPA Consultores”), en conjunto “la Firma,” en el contexto de la relación comercial, precontractual y/o contractual según sea el caso.
CONTENIDO DE LA POLÍTICA
El contenido de la Política de Privacidad hace referencia a lo siguiente:
Identificación del Responsable del tratamiento de datos
Tipos de datos que serán tratados e identificación de sus titulares
Finalidades del tratamiento
Bases de legitimación del tratamiento
Transferencia y comunicación de datos
Almacenamiento y seguridad de la información
Tiempo de conservación de la información
Derechos de los titulares de los datos
Reclamos y ejercicios de derechos
Modificaciones a la Política de Privacidad
1. Identificación del Responsable del tratamiento de datos
La Firma, con domicilio en Av. 12 de Octubre y Lincoln N26-48, Edificio Mirage, Quito, Ecuador, teléfono 023810950, e-mail: protecciondedatos@robalinolaw.com, es responsable del tratamiento de datos personales de sus colaboradores, clientes y proveedores.
2. Identificación del Delegado de Protección de Datos Personales
Si necesita contactarse con el Delegado de Protección de Datos Personales, en adelante (DPO), puede contactarse a la siguiente dirección:
Dirección: Av. 12 de Octubre y Lincoln N26-48, Edificio Mirage
Teléfono: 023810950
Correo electrónico: protecciondedatos@robalinolaw.com
3. Tipos de datos que serán tratados e identificación de sus titulares
Los datos personales materia de tratamiento son todos los que ha suministrado y están contenidos en los documentos que nos proporciona al inicio de la relación laboral, al inicio de la relación de prestación de servicios financieros o cualquier otra información considerada dato personal que se haya puesto y/o ponga en conocimiento de La Firma, así como datos que se recaben de fuentes de acceso público y de terceros.
Entre la información que recopilamos se encuentra la siguiente:
3.1. Postulantes
Datos identificativos: Nombre y apellidos, fecha de nacimiento, documento de identificación, teléfono, correo electrónico
Datos profesionales y académicos: Información académica y profesional contenida en su CV, historial laboral, referencias laborales
3.2. Colaboradores
Datos identificativos: Nombre y apellidos, fecha de nacimiento, documento de identificación, teléfono, correo electrónico, imagen (fotografía)
Datos de salud: Fichas médicas ocupacionales, historia clínica, antecedentes familiares y personales, discapacidad, alergias, pruebas o exámenes de laboratorio derivados de exámenes ocupacionales
Datos económicos, financieros y crediticios: Información bancaria, nómina
Datos biométricos: Huellas digitales, reconocimiento facial
3.3. Clientes
Datos identificativos: Nombre y apellidos, documento de identificación, teléfono, correo electrónico
Datos económicos, financieros y crediticios: Información bancaria
3.4. Proveedores
Datos identificativos: Nombre y apellidos, documento de identificación, teléfono, correo electrónico
Datos económicos, financieros y crediticios: Información bancaria
En el caso de datos de categoría especial o sensibles, se requerirá la autorización de los titulares para su tratamiento cumpliendo los principios y lineamientos de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, especialmente, pero sin limitarse a los principios de confidencialidad y seguridad de la información.
4. Finalidades del tratamiento
La Firma tratará sus datos con el fin de gestionar, tramitar y proveer la información relativa a la prestación de los servicios de asesoría y/o representación legal ofrecidos.
Los datos tratados serán aquellos que los titulares proporcionen a través de cualquiera de los medios que la Firma haya puesto a su disposición.
Informamos que nuestros sistemas no se basan en decisiones automatizadas, por lo que no realizamos tales decisiones sin el consentimiento de los titulares de los datos personales.
En virtud del giro de negocio de la Firma, trataremos los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades:
4.1. Postulantes
Contacto con el postulante
Gestión de procesos de contratación de personal
Verificación de la información suministrada en su hoja de vida
Registro y almacenamiento de información para futuros procesos de selección
Procesos de reclutamiento y/o selección de nuevos colaboradores
4.2. Colaboradores
Cumplimiento de obligaciones derivadas de la normativa aplicable a la Firma, incluyendo, pero sin limitarse a la normativa laboral, tributaria y de seguridad social
Generar la documentación necesaria para formalizar la relación laboral
Ejecución de la relación laboral
Administración de beneficios laborales y sociales
Cumplir con las obligaciones legales y contractuales emanadas de la relación laboral
Registro de información en plataformas de entidades gubernamentales (Ministerio de Trabajo, IESS)
Publicar imágenes y/o videos, previa autorización de los titulares, en redes sociales, página web y demás medios de comunicación de la Firma
Realización de exámenes ocupacionales de conformidad con la normativa vigente
Registrar el ingreso y salida a las instalaciones
En caso de discapacidad, categorización de conformidad con la ley vigente
Mantener estándares de seguridad y prevención de riesgos laborales
Llevar un registro de los trabajadores para fines estadísticos e históricos
Desarrollar procesos de evaluación del desempeño y clima laboral
4.3. Clientes
Cumplimiento de obligaciones contractuales
Contacto con clientes o prospectos
Envío de cotizaciones
Suscripción y ejecución de contratos de prestación de servicios
Envío y comunicación de información a través de medios digitales
Información sobre productos que puedan ser de interés del cliente, conforme a los servicios contratados
Atención a quejas, reclamos y requerimientos, incluyendo la facultad de contactarles para procesar y atender los mismos satisfactoriamente
4.4. Proveedores
Cumplimiento de obligaciones contractuales
Gestión de selección y calificación de proveedores
Celebración de contratos
Gestión de la relación comercial de prestación de servicios o comercialización de bienes a favor de la empresa
4.5. Videovigilancia
Por motivos de seguridad de instalaciones, bienes y personas, la Firma realiza el monitoreo de cámaras de videovigilancia en el interior de las instalaciones.
La información recopilada por medio de nuestros sistemas de videovigilancia y bitácoras de acceso será utilizada a fin de preservar la seguridad de las personas, establecimientos, bienes muebles e infraestructura mediante un control formal de accesos físicos en las instalaciones de la Firma por parte de proveedores, clientes, trabajadores, postulantes y demás visitantes.
5. Bases de legitimación para el tratamiento de datos personales
Las bases de legitimación para el tratamiento de la información que posee la Firma son:
a) El consentimiento expreso de los titulares o de sus representantes legales, brindado voluntariamente de conformidad con la normativa aplicable.
b) Mandato legal, cuando cualquier autoridad u órgano de control así lo requiera, o cuando la norma expresamente obligue a realizar el tratamiento respectivo.
c) Cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con clientes o proveedores.
d) Tratamiento de datos personales obtenidos de fuentes de acceso público.
e) Para proteger intereses vitales de los titulares o de otra persona natural.
f) Interés legítimo del responsable del tratamiento de datos o de terceros.
6. Tratamiento de datos
Recogemos únicamente la información personal en la medida necesaria para alcanzar el propósito específico. La información no se utilizará para una finalidad incompatible con las antes descritas.
La información personal que nos proporciona nos permite llevar a cabo los procesos necesarios para brindarle el servicio contratado. Por lo tanto, sin la entrega de dicha información, no será posible cumplir con tales finalidades.
Los datos personales que solicitamos o que nos facilite en razón de su navegación en nuestro sitio web o en nuestro aplicativo, nos sirven para gestionar, prestar y mejorar los servicios que nos ha solicitado. Por ejemplo, trataremos datos personales suyos para poder gestionar las consultas que nos envíe, enviarle comunicaciones electrónicas si así lo solicita y/o para la elaboración de estadísticas.
Los sistemas de la Firma no se basan en decisiones automatizadas, por lo que no se realizan sin el consentimiento del titular.
7. Transferencia o comunicación de datos personales
La información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, y su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el titular, sin perjuicio del cumplimiento de obligaciones legales o contractuales que requieran el acceso a la información suministrada.
7.1. Destinatarios por obligación legal o requerimiento judicial
La Firma comparte información con organismos públicos competentes con base en el cumplimiento de órdenes legales y/o judiciales que requieran el acceso a la información suministrada por colaboradores, clientes o proveedores.
7.2. Destinatarios privados
La Firma comparte su información personal con determinados encargados del tratamiento o destinatarios, que actúan como proveedores, quienes han sido previamente verificados respecto al manejo de los datos personales. Algunos de nuestros proveedores cuentan con servidores en el exterior, por lo que, para su registro y almacenamiento, podría existir transferencia internacional de datos.
8. Almacenamiento y seguridad de la información
La Firma cuenta con políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información personal.
Los datos recolectados se almacenarán y/o procesarán en servidores propios o contratados con terceros y/o proveedores, localizados dentro o fuera del país, que cumplan con las características de puerto seguro y garanticen todas las medidas físicas, administrativas, tecnológicas, legales y organizativas que la ley ordena.
9. Tiempo de conservación de la información
La Firma conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad correspondiente, así como por el plazo que el ordenamiento jurídico obliga, de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.
Luego de ese tiempo, esta información puede ser conservada debidamente anonimizada para fines estadísticos y de análisis interno.
10. Derechos de los titulares de los datos
Los titulares de datos personales pueden solicitar a la Firma el ejercicio de sus derechos de conformidad con la normativa en materia de protección de datos.
10.1. Acceso
El titular puede solicitar información sobre sus datos personales y el tratamiento realizado.
10.2. Rectificación y actualización
El titular puede solicitar la corrección de datos personales inexactos o desactualizados.
10.3. Eliminación
El titular puede solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no exista una razón para su tratamiento.
10.4. Oposición
El titular puede oponerse al tratamiento de sus datos personales en caso de que no sea necesario para la relación contractual.
10.5. Portabilidad
El titular tiene derecho a recibir sus datos personales en un formato compatible y de lectura mecánica.
10.6. Suspensión del tratamiento
El titular puede solicitar el cese temporal del tratamiento de sus datos en ciertos casos, como cuando impugne la exactitud de los datos.
11. Datos erróneos o inexactos
El titular es responsable de garantizar que los datos personales proporcionados sean verdaderos, exactos, completos y actualizados.
12. Reclamos y ejercicio de derechos
Los titulares pueden contactar a la Firma a través del correo protecciondedatos@robalinolaw.com para ejercer sus derechos o realizar consultas sobre esta política.
13. Modificaciones a la Política de Privacidad
Las actualizaciones de este documento serán notificadas a través de los sitios web o canales digitales de la Firma.